Política de Tratamiento de Datos

Objeto

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y al Decreto No. 1377 de 2013, MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. presenta su Política de Tratamiento de Datos Personales, teniendo como objetivo cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la Protección de Datos Personales vigente.

Responsable

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a la base de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la empresa MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S., identificada con NIT 900501357-9 con domicilio en Diagonal 39 No. 6-05 Barrio Mamatoco de la ciudad de Santa Marta (Magdalena), correo electrónico servicioalcliente@megapartesdelacosta.com Cel. 3152540800 — 3006399262, considerada como responsable del tratamiento de datos personales.

Definiciones

Para efectos de la presente política se tienen en cuenta las siguientes definiciones establecidas por la ley:

HABEAS DATA

Es el Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

RNBD

El Registro Nacional de Bases de Datos, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Principios para el tratamiento de datos personales

MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas, y está comprometida con su protección y manejo adecuado, conforme al régimen legal de Protección de datos personales, por lo que aplicará, como lo indica la Ley 1581 de 2012, de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Aplicación

La presente política es aplicable a todas las personas naturales que suministren sus datos a MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. y sean legalmente los titulares de la información y personas que suministren datos personales a nuestra base de datos por cualquier medio y que por lo tanto deba ser protegida bajo los términos legales.

Finalidad

MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. teniendo en cuenta la prestación de sus servicios y en el desarrollo de su objeto social dará uso de los datos personales principalmente para identificar y mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas, contratistas y empleados de la empresa.

• La recolección y tratamiento de datos personales de los clientes se hará con el fin de prestarles los servicios de la empresa y brindarles los productos pertinentes de acuerdo a las necesidades de cada uno (informar sobre cambios de nuestros productos y servicios, enviar información comercial y/o promocional sobre nuestros productos). Así mismo, para dar cumplimiento a los requerimientos fiscales y tributarios ante las autoridades de vigilancia y control.
• La recolección y tratamiento de datos con los proveedores se hará con el fin de contactar los servicios y productos que MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. requiera para el desarrollo de sus funciones y cumplimiento de su objeto social.
• La recolección y tratamiento de datos personales con los empleados se hará con base en los fines pertinentes a la relación laboral, como es afiliaciones al sistema de seguridad social (ARL, EPS, Fondos de Pensiones y Cesantías, Cajas de Compensación Familiar, etc.), prestaciones sociales, nómina y en fin cumplir con todas las obligaciones legales derivadas del contrato laboral.
• La recolección y tratamiento de datos personales con contratistas se hará con el fin de tener una información en los procesos internos de la empresa, como es la parte operativa, administrativa y contable, en virtud del cumplimiento de la relación contractual.
• La recolección y tratamiento de datos personales de los accionistas tendrá carácter privado y se realizará para el ejercicio de sus derechos y deberes relacionados con su calidad de accionista.
• Respecto a los deudores, para consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas.

Derechos del titular

Las personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte del Responsable, tienen los siguientes derechos y los pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los datos personales sobre los cuales el responsable está realizando el tratamiento. Cuando considere que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados e induzcan a error, puede actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable.
• Solicitar prueba de autorización otorgada al responsable del tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado por el Responsable, previa solicitud, sobre el uso que éste le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por las infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión de sus datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Sin embargo, esta solicitud no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos o se encuentre vigente la relación entre el Titular y el Responsable del tratamiento de sus datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del Responsable.

Autorización de uso de la información

MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. solicitará autorización a los Titulares de los datos sobre los que se requiera realizar tratamiento.

El asesor comercial o de cualquier área que tenga contactos con los clientes de la empresa, solicitará los datos personales e informará al cliente que su información hará parte de nuestra base de datos, quien podrá manifestar su aceptación verbalmente o por cualquier actuación inequívoca, como emisión de facturas, envío de orden de compra o servicios o suministro voluntario de los datos requeridos por parte del asesor.

Si en el término de treinta (30) días después de poner en conocimiento la Política de Tratamiento de datos personales, el Titular no solicita ante el Responsable su corrección o supresión a autorización de sus datos personales, MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. continuará realizando el tratamiento contenido en su base de datos para las finalidades indicadas en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Consultas y reclamos

El Titular podrá presentar sus consultas o reclamos mediante comunicación escrita dirigida a MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S., Dirección: Diagonal 39 No. 6-05 Barrio Mamatoco de la Ciudad de Santa Marta o al correo electrónico servicioalcliente@megapartesdelacosta.com, en la cual debe indicar nombre e identificación del Titular, teléfono, dirección física y/o correo electrónico, descripción precisa y clara del reclamo o consulta que se quiera realizar.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de requerir un tiempo adicional se informará al solicitante los motivos de la demora y se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que corrija, subsane y complete el reclamo. En caso de que dentro de los dos (2) meses siguientes desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presente ninguna aclaración, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Modificaciones a la política de tratamiento de datos personales

MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S. se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política, en atención a novedades legislativas, políticas e internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus productos y servicios. Dichas modificaciones serán informadas oportunamente a los Titulares cuyos datos personales sean objetos de tratamiento por parte de MEGAPARTES DE LA COSTA S.A.S.

Vigencia

La presente política rige a partir del día QUINCE (15) de DICIEMBRE DE 2020.